若桜町公文例規程

○若桜町公文例規程

令和3年3月29日

告示第36号

(趣旨)

第1条　この規程は、若桜町文書取扱規程(令和3年若桜町告示第35号)第18条の規定に基づき、公文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成について、必要な事項を定めるものとする。

(公文の種類)

第2条　公文の種類は、次のとおりとする。

(1)　法規文

ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

イ　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2)　公示文

ア　告示　法令又はその権限に基づいて、決定又は処分した事項を広く一般に知らせるもの

イ　公告　告示以外で一定の事実を広く一般に知らせるもの

(3)　令達文

ア　訓令　権限の行使又は職務に関し、町長が所属の機関又は職員に対して命令するもので公表を要するもの

イ　内訓　訓令のうち一時限りのもの又は一般に知らせる必要のないもの

ウ　達　特定の個人又は団体に対して一方的に命令し、禁止し、停止し、又はいったん与えた許可、認可、承認等の行政処分を取り消すもの

エ　指令　特定の個人又は団体の申請又は願出に対して許可、認可、承認等の意思を表示するもの

(4)　往復文

ア　照会　ある事項を問い合せるもの

イ　回答　照会、依頼又は協議に対して応答するもの

ウ　通知　一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

エ　依頼　ある一定の行為の実現を特定の相手方に頼むもの

オ　報告　ある事実についてその経過等を国、県その他の機関又は委任者に知らせるもの

カ　通達　行政運用の方針、条例等の解釈、職務運営上の細目等に関する事項を所属の機関又は職員に対して指示するもの

キ　依命通達　町長の補助機関がその命を受けて、自己の名で代って通達するもの

ク　諮問　一定の機関に対して意見を求めるもの

ケ　答申　諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

コ　進達　経由文書を上級行政機関に取り継ぐもの

サ　副申　進達する文書に意見を添えるもの

シ　申請　許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの

ス　願　一定の事項を願い出るもの

セ　届　一定の事項を届け出るもの

ソ　建議　附属機関がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの

タ　協議　ある事項を打ち合わせるもの

チ　勧告　指揮命令のない行政機関に対し判断、意見を申し出て相手方の措置を勧め、又は促すもの

ツ　送付　物件を相手方に送達し、その受領を求めるもの

(5)　部内関係文

ア　伺　事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの

イ　上申　上司に対し意見又は事実を述べるもの

ウ　内申　主として部内の人事関係事項について上申するもの

エ　復命　上司から命ぜられた任務の遂行の結果を報告するもの

オ　辞令　職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

カ　事務引継　職員が退職、休職又は異動した場合、その職員が担任していた事務の処理顛末を後任者に引き継ぐもの

(6)　その他　賞状、表彰状、感謝状、証明書、書簡、議案、式辞、祝辞、弔辞、請願書、陳情書、契約書その他職員が職務上作成するもの

(公文の書き方)

第3条　公文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、原則として縦書きとする。

(1)　法令等の規定によって様式が縦書きに定められているもの

(2)　賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞その他これらに類するもののうち、縦書きが適当と認められるもの

(3)　他の官公庁が特に様式を縦書きに定めているもの

(4)　その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(文体)

第4条　公文の文体は、口語体とし、規程文並びに規程文以外の告示及び公告には「である」体を、その他の公用文には「ます」体を用いる。ただし、箇条書の中では、本文中に「ます」体を用いても、「である」体を用いることができる。

2　公文の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1)　文語脈の表現はやめて、平明なものとすること。

(2)　文章はなるべく短く区切り、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避けること。

(3)　文の飾り、あいまいな言葉又は回りくどい表現は、なるべく避けて、簡潔な、論理的な文章とすること。

(4)　内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。

(5)　敬語については、丁寧になりすぎないように表現すること。

(用字)

第5条　公文の用字は、漢字、平仮名及び算用数字を用いる。ただし、外国の地名及び人名並びに外国語(外来語を含む。)を書き表す場合には、原則として片仮名を用いるものとする。

2　公文に用いる漢字の範囲、音訓及び字体は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表によるものとする。ただし、次に掲げる言葉については、この限りでない。

(1)　専門用語及び特殊用語

(2)　日本の地名及び人名その他の固有名詞

3　公文の仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとする。

4　公文の送り仮名の付け方は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の通則1から通則6までの本則及び例外、通則7及び付表の語(1のなお書きを除く。)によるものとする。ただし、複合の語(送り仮名の付け方の本文の通則7を適用する語を除く。)のうち、活用のない語であって読み間違えるおそれのないものについては、送り仮名の付け方の本文の通則6の許容によるものとする。

(公文の記号及び番号)

第6条　公文には、次の各号によって記号及び番号を付けなければならない。ただし、公告には番号を付けないものとする。

(1)　条例、規則、告示、訓令及び内訓は、町名を冠し、その区分により番号を付け法規番号簿に記載すること。

(2)　達及び指令は、若桜町文書取扱規程の規定により記号に町名を冠し、文書管理システムの番号によること。

(3)　往復文は、若桜町文書取扱規程の規定による記号を冠し、文書管理システムの番号によること。ただし、記号及び番号を必要としないものは、これを除く。

(公文の記名)

第7条　公文の記名は、次のとおりとする。

(1)　条例、規則、訓令、内訓、達、指令、告示及び公告は、町長名を用いること。

(2)　往復文は、若桜町文書取扱規程第25条の規定によること。

2　公文の宛名及び記名は、職名を記入し、氏名を省略することができる。

(公文の書式)

第8条　公文の書式は、別表に定めるもののほか、総務課長が別に定める。