(趣旨)

第1条　この規程は、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(職員の責務)

第3条　職員は、文書を常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の総括)

第4条　総務課長は、文書の収発、廃棄及び歴史公文書等の選別に係る事務を掌理する。

(文書取扱主任)

第5条　課長の文書に係る事務を補佐するため課に文書取扱主任を置く。

(文書の処理年度)

第6条　文書の処理年度は、原則として会計年度とする。ただし、条例、規則、訓令、内訓、達、指令、告示及び公告にあっては暦年とする。

(受領)

第7条　庁舎に到達した文書は、総務課の職員がこれを受領するものとする。ただし、各課に直接到達した文書は、各課の文書取扱主任が受領するものとする。

(配布)

第8条　総務課の職員は、前条第1項又は第2項の規定により受領した文書を次に定めるところにより当該文書に係る事務を所管する課に配布するものとする。

(電子メールの受信)

第9条　職員は、通信回線に接続した電子計算機を用いて電子メールの受信を行うものとする。

(文書の回付)

第10条　文書取扱主任は、総務課から配布され、又は直接到達した文書(以下「配布文書等」という。)を受領したときは、「親展」又は「秘」の表示のある配布文書を除き、開封して、当該配布文書等に係る事務を行う担当者(以下「担当者」という。)に回付するものとする。

(受付)

第11条　前条第1項及び第2項の規定により配布文書等の回付を受けた担当者は、文書の余白に当該文書を受け付けた日を付した受付印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる配布文書等は、受付印の押印を省略することができる。

(収受)

第12条　担当者は、前条第1項又は第2項の規定による受付が終わった配布文書等について、当該配布文書等を受け付けた日、発信された日、件名、発信者その他必要な事項を文書管理システムに登録し、収受番号を採番しなければならない。ただし、次に掲げる配布文書等は、文書管理システムへの登録及び収受番号の採番を省略することができる。

(上司による指示)

第13条　文書取扱主任は、特に必要があると認める配布文書等については、第10条の規定による回付を行う前に、当該配布文書等の事務の処理に関し、課長から指示を受けるものとする。

(供覧の方法)

第14条　配布文書等の供覧は、当該配布文書等の余白に閲覧者が認印を押印する方法によるものとする。

(電子メールによる供覧)

第15条　第9条第3項ただし書に規定する紙媒体への印刷を省略した電子メールの供覧は、閲覧を要する者に当該電子メールを転送することにより行うものとする。

(起案文書の作成)

第16条　起案に用いる文書は、文書管理システムを用い、次に掲げる要領により作成するものとする。

(起案の特例)

第17条　次の各号に掲げる文書の起案は、文書管理システムの使用に代え、当該各号に定める方法によることができる。

(公文例)

第18条　公文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成例については、町長が別に定める。

(回議)

第19条　担当者は、起案文書の決裁を受けようとするときは、当該起案文書を回議に付し、回議を要する職員の承認を求めなければならない。

(合議)

第20条　担当者は、決裁を受けようとする場合において、回議を要する職員以外の職員の承認が必要なときは、当該起案文書を合議に付し、合議を要する職員の承認を求めなければならない。

(承認の方法)

第21条　前2条の規定により承認を求められた職員は、承認する場合にあっては起案文書に認印を押印し、承認しない場合にあっては担当者に当該起案文書を差し戻すものとする。この場合において、意見があるときは、当該起案文書に指示事項等を記入するものとする。

(持回りによる回議等)

第22条　起案文書のうち、内容の説明を要するもの、至急に処理する必要があるもの又は重大な秘密を含むものの回議又は合議は、当該起案文書を起案した職員又は内容を説明することができる職員が持ち回りして行わなければならない。

(決裁)

第23条　決裁権者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。この場合において、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じるものとする。

(施行文書の登録)

第24条　担当者は、施行文書のうち発送を要する文書(以下「発送文書」という。)で自動に係るものついては、文書管理システムに当該文書を発送する日、件名、発信者その他必要な事項を登録しなければならない。なお、公布、告示その他その施行に関し特別な手続を要する文書については、町長が別に定めるところによるものとする。

(発信者)

第25条　発送文書の発信者名は、町長の職氏名とする。ただし、発送文書のうち軽易なものについては、決裁した者の職氏名とすることができる。

(発送文書の記号及び発送番号)

第26条　担当者は、総務課長が別に定める発信する課を示す記号を冠し、自動に係る発送文書には「発」の字を、他動に係る発送文書には「受」の字及び発送番号又は収受番号を付するものとする。

(公印及び契印)

第27条　担当者は、若桜町公印規程(昭和34年若桜町規程第7号)に定めるところにより発送文書に公印を押印し、契印で決裁済文書と割印しなければならない。

(郵便等による発送)

第28条　職員は、発送文書を郵便等(郵便又は一般信書便事業者等による民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第2項に規定する信書便をいう。)により発送するときは、当該発送文書を総務課に提出するものとする。

(電子メール又はファクシミリによる発信)

第29条　次の各号のいずれか該当する場合は、電子メール又はファクシミリにより発送文書を発信することができる。

(内部文書の発送)

第30条　担当者は、内部文書のうち、第27条第2項第1号の規定により公印の押印を省略したものを発送するときは、原則として電子メールにより当該文書に係る事務取扱者に発送するものとする。

(施行後の処理)

第31条　担当者は、決裁済文書に係る事務を施行したときは、当該事務を施行した日を当該決裁済文書に記入するものとする。

(簿冊の作成)

第32条　担当者は、完結文書を保管し、又は保存するため、次に掲げる要領により簿冊を作成しなければならない。

(簿冊の登録)

第33条　担当者は、前条の規定により作成した簿冊の情報を簿冊管理台帳(様式第2号)に登録しなければならない。

(保管期間)

第34条　完結文書の保管期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。

(保存期間)

第35条　完結文書の保存期間は、常時利用するものを除き、別表第2に定める区分による。

(簿冊の保存)

第36条　課長は、保管期間が満了した簿冊を文書庫に保存しなければならない。

(簿冊の管理)

第37条　総務課長は、常に火災、盗難等がないよう文書庫を管理しなければならない。

(保存簿冊の借用)

第38条　職員は、保存簿冊を借用しようとするときは、簿冊名、借用期間その他必要な事項を課長に届け出て、承認を得なければならない。

(保存期間の更新)

第39条　文書取扱主任は、毎年度1回以上、保存期間の経過した保存簿冊を調査し、当該保存簿冊の目録を作成の上、当該保存簿冊に係る事務を所管する課長と保存期間の更新について協議しなければならない。

(歴史公文書等の選別)

第40条　文書取扱主任は、前条第1項の規定により作成した目録を総務課長に送付するものとする。

(保存簿冊の廃棄)

第41条　課長は、保存期間が経過し、かつ、歴史公文書等に該当しない保存簿冊について総務課長の決裁の上、廃棄するものとする。

(その他)

第42条　この規程の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。